Quando la stampante memorizza i documenti inviati in stampa

Oltreoceano si parla abbondantemente del caso di uno specialista IT presso un contractor governativo statunitense che è stato arrestato con l’accusa di aver trasferito documenti classificati a un giornalista del Washington Post, la cui abitazione è stata a sua volta oggetto di perquisizione. Al di là delle implicazioni sul rapporto tra stampa e apparati di sicurezza, la vicenda rivela un elemento tecnologico di grande rilevanza, finora rimasto in secondo piano: il ruolo dei sistemi di monitoraggio delle stampanti come strumento di sorveglianza avanzata.

La stampante può memorizzare una copia dei documenti in stampa?

Le stampanti desktop di uso comune non conservano una copia permanente dei documenti inviati in stampa. Possono avere una memoria temporanea (buffer) per gestire il processo di stampa in corso, ma una volta eseguita l’operazione questa memoria subisce una cancellazione e il contenuto non è accessibile in un secondo momento.

Alcuni modelli avanzati permettono di memorizzare temporaneamente un lavoro di stampa per ristamparlo in seguito (funzioni “store for re-print” su alcune multifunzione), ma questa è un’opzione locale e temporanea, non un archivio permanente di tutto ciò che è inviato in stampa.

In ambienti aziendali o governativi con requisiti di sicurezza elevata, la memorizzazione dei documenti stampati avviene grazie a software di Print Management, posizionato tra il computer dell’utente e la stampante. In questo modello:

• Il documento inviato in stampa è dapprima catturato dal server di stampa o da un software di gestione dedicato.
• Il sistema può salvare una copia dell’output stampato in un archivio centralizzato, come immagine o file spool.
• Gli amministratori IT possono consultare, ricercare o aprire i documenti in base alle necessità di audit o sicurezza.

Non è quindi la stampante che registra da sola tutti i documenti stampati, ma il software di gestione collegato.

Il caso Perez-Lugones, cosa è successo in breve

Lo specialista in questione, Aurelio Luis Perez-Lugones, incriminato per detenzione illecita di informazioni di difesa nazionale, secondo l’FBI avrebbe tentato di trasferire a terzi materiale classificato. Per evitare i controlli, non avrebbe stampato direttamente il documento riservato, ma realizzato screenshot delle informazioni, inseriti in un file Word dal nome generico e poi stampati. L’idea era eludere i sistemi che registrano il nome e l’origine dei file stampati.

Il tentativo è fallito perché l’infrastruttura di stampa dell’organizzazione pubblica archiviava una copia completa di ogni pagina stampata, inclusi i contenuti grafici. Le immagini delle pagine, associate all’utente e al terminale, sono state quindi recuperate durante un audit interno e hanno dato origine all’indagine.

Contrariamente a una convinzione diffusa, infatti, i sistemi di cui parliamo non si limitano a registrare metadati come il nome del file o il numero di pagine. Tecnicamente, il processo è semplice ma efficace: prima dell’invio del documento alla stampante, il print server ne genera una rappresentazione grafica identica a quella che sarà prodotta su carta. Tale rappresentazione è salvata in un archivio sicuro, indicizzata e conservata secondo policy definite, che possono prevedere una conservazione pari a mesi o anni.

Soluzioni di mercato che permettono il controllo sui documenti stampati

Le tecnologie utilizzate nel caso non sono affatto sperimentali né esclusive degli apparati militari. Esistono diverse soluzioni commerciali che offrono funzionalità di print auditing, content archiving e forensic review.

PaperCut, ad esempio, dispone di funzionalità di Print Archiving che consentono agli amministratori di visualizzare e conservare un’immagine di ogni pagina stampata o scansionata, rendendola ricercabile per utente, data o dispositivo.

Nel caso di PaperCut, ogni stampa è catturata e archiviata come immagine della pagina stampata, non solo in termini di metadati (utente, ora, nome file); l’archiviazione è configurabile anche per singoli utenti o stampanti specifiche.

Soluzioni come uniFLOW integrano stampa e gestione documentale più ampia: offrono monitoraggio dettagliato, autenticazione degli utenti e gestione delle autorizzazioni; consentono di centralizzare non solo le stampe ma anche la distribuzione e l’archiviazione digitale dei documenti; in alcuni scenari i job stampati possono essere automaticamente inoltrati a sistemi di document management o archivi sicuri.

Equitrac (oggi parte dell’ecosistema Nuance) offre sistemi di Secure Print Management utilizzati in ambito governativo e sanitario, con tracciamento completo dei job di stampa e correlazione con l’identità dell’utente.

Soluzioni come Kofax ControlSuite e HP Secure Print & Capture integrano la gestione della stampa con politiche di sicurezza, autenticazione forte e audit trail, rendendo la stampa un evento completamente monitorato. Sistemi analoghi sono offerti da altri produttori di stampanti e multifunzione, che includono reportistica e controllo delle attività di stampa a livello utente e dispositivo.